Menggunakan Zoho CRM untuk Penjualan: Panduan UKM

Masalahnya sering sudah dikenal: pertanyaan masuk melalui formulir situs web, seseorang membalas lewat email, penawaran harga tersimpan dalam folder, dan panggilan berikutnya bergantung pada ingatan tenaga penjualan. Memasukkan kontak ke Zoho CRM dapat menyimpan nama, tetapi tim tetap perlu menentukan penanggung jawab pertanyaan, informasi yang penting, dan waktu untuk bertindak.

Telusuri satu peluang penjualan terbaru dari kontak pertama hingga hasil akhirnya. Minta staf penjualan menunjukkan catatan yang digunakan dan manajer menjelaskan cara memantau perkembangannya. Sertakan peluang yang tidak berhasil dan yang terhenti. Contoh tersebut dapat mengungkap informasi yang terlewat ketika hanya melihat penjualan yang berhasil.

Catat proses dasar sebelum mengonfigurasi kolom. Untuk setiap tahap, tentukan penanggung jawab, informasi yang diperlukan untuk melanjutkan, dan kondisi yang dapat menghentikan pekerjaan. Gunakan proses tersebut sebagai dasar pengujian implementasi. Kelengkapan tampilan pengaturan saja belum menunjukkan bahwa sistem mendukung pekerjaan tim.

Bawa saluran yang digunakan tim Anda ke dalam desain: pertanyaan situs web, rujukan, email, dan sumber lain yang disepakati. Konfirmasikan bagaimana setiap saluran akan membuat atau memperbarui data CRM. Integrasi yang tersedia tidak menyelesaikan penanganan duplikat, persetujuan, penanggung jawab, atau apa yang harus terjadi jika kiriman berisi detail yang tidak lengkap.

Pilih struktur data yang sesuai kebutuhan. Kontak baru, perusahaan, dan peluang pekerjaan adalah hal yang berbeda. Satu perusahaan dapat memiliki beberapa kontak dan peluang. Tentukan kapan pertanyaan pelanggan menjadi peluang penjualan agar kontak yang belum memenuhi kriteria tidak memperbesar nilai alur penjualan.

Simpan informasi sumber asli agar dapat diperiksa kembali. Penggantian penanggung jawab oleh tenaga penjualan tidak boleh menghapus asal permintaan. Untuk data duplikat, sepakati catatan yang dipertahankan serta cara menyimpan catatan tambahan dan tugas yang masih terbuka. Uji pengiriman formulir kedua oleh orang yang sama sebelum menghubungkan seluruh permintaan.

Setiap tahap perlu memiliki arti yang sama bagi seluruh tim. Status “Tertarik” bisa berarti sekadar balasan sopan atau proyek yang sudah memiliki anggaran. Kriteria masuk yang lebih jelas membantu tim meninjau peluang penjualan dan menemukan tugas yang terlewat.

Contoh di bawah ini ditujukan untuk bisnis jasa, bukan template universal. Distributor, agen properti atau penyedia pendidikan memerlukan bukti yang berbeda. Hindari menambahkan tahapan untuk setiap email atau tugas internal; kegiatan dapat melacak pekerjaan tersebut tanpa mengubah alur menjadi daftar periksa yang panjang.

Tentukan juga cara mengembalikan transaksi ke tahap sebelumnya, menundanya, atau membukanya kembali. Jika calon pelanggan mengubah ruang lingkup, sistem perlu menyimpan penawaran harga sebelumnya dan menjelaskan revisinya. Jangan membiarkan dua versi aktif tanpa penjelasan tentang versi yang sedang dipertimbangkan pelanggan.

Setiap peluang aktif memerlukan penanggung jawab serta langkah berikutnya dengan tanggal pelaksanaan. Tanggal ini berbeda dari perkiraan tanggal penyelesaian transaksi. Proposal dapat diperkirakan selesai bulan depan, sementara panggilan tindak lanjut perlu dilakukan besok.

Buat formulir awal cukup ringkas agar dapat diisi tenaga penjualan saat bekerja. Catat informasi ketika tersedia, tanpa mewajibkan semua kolom pada kontak pertama. Jika anggaran yang disetujui wajib diisi sebelum tim berbicara dengan calon pelanggan, pengguna dapat terdorong memasukkan angka perkiraan tanpa dasar.

Tinjau peluang aktif tanpa langkah berikutnya, aktivitas yang terlambat, dan catatan yang menunggu penugasan ulang. Tentukan pengganti saat staf cuti atau terjadi pergantian anggota tim. Manajer perlu dapat membedakan penundaan yang disengaja dari pertanyaan pelanggan yang belum ditangani.

Zoho CRM menyediakan workflow dan otomatisasi proses, dengan kemampuan serta batas penggunaan sesuai edisi. Tentukan aturan bisnis terlebih dahulu, lalu periksa fitur yang dapat mendukungnya. Masukkan otomatisasi dalam ruang lingkup jika memang diperlukan.

Misalnya, ketika proposal ditandai telah dikirim, buat tugas tindak lanjut untuk penanggung jawabnya. Tentukan apakah aturan berjalan sekali atau setiap kali tahap berubah. Sepakati penanganan transaksi yang selesai sebelum pengingat jatuh tempo, penanggung jawab yang tidak hadir, atau proposal yang direvisi.

Uji alur yang berhasil sekaligus alur yang gagal. Notifikasi kepada pengguna tidak aktif mungkin berhasil dikirim secara teknis, tetapi tidak menghasilkan tindak lanjut. Tetapkan administrator untuk memeriksa integrasi yang gagal dan memperbarui aturan ketika tanggung jawab berubah. Gunakan kontrol proses seperti Blueprint jika perpindahan tahap dan data wajib perlu ditegakkan, tanpa menambah persetujuan untuk setiap tindakan kecil.

Mulailah dengan pertanyaan yang perlu dijawab oleh seorang manajer: pertanyaan mana yang kurang ditindaklanjuti, proposal mana yang menunggu keputusan pelanggan, dan di mana pekerjaan berada pada tahap yang lebih lama dari yang diharapkan? Setiap laporan harus mengarah pada percakapan atau tindakan.

Sepakati definisi di balik angka. Tingkat konversi prospek menjadi peluang memerlukan kelompok data awal dan periode yang konsisten. Nilai alur penjualan harus membedakan peluang aktif dari transaksi yang berhasil. Perkiraan penjualan juga bergantung pada kualitas nilai transaksi, tanggal, dan pembaruan tahap. Grafik tidak dapat memperbaiki data masukan tersebut.

Periksa data rinci bersama penanggung jawab sebelum menerima dashboard. Cocokkan sampel data dengan penawaran harga dan catatan penjualan. Jika pengguna mempermasalahkan suatu angka, catat definisinya dan selesaikan perbedaannya sebelum menambah grafik. Lihat kisah CRM real estat untuk contoh berbeda tentang visibilitas manajemen yang terkait dengan alur kerja tertentu.

Inventarisasi lembar kerja dan sistem yang akan diganti. Tentukan data aktif, data yang disimpan sebagai referensi, dan data di luar rilis ini. Tetapkan penanggung jawab bisnis untuk memvalidasi pemetaan. Impor yang berhasil secara teknis tetap dapat memasukkan nama perusahaan ke kolom yang salah.

Uji data duplikat, rincian yang tidak lengkap, beberapa kontak pada satu perusahaan, dan transaksi lama yang telah selesai. Periksa penanggung jawab, hubungan antardata, lampiran, serta tanggal aktivitas yang termasuk dalam ruang lingkup. Sepakati pihak yang menyetujui hasil sampel dan cara melakukan koreksi.

Sebelum peralihan, tetapkan titik setelah pengguna berhenti mengedit sistem lama, atau tentukan bagaimana perubahan yang dibuat selama migrasi akan direkonsiliasi. Simpan rencana pemulihan yang disepakati dan akses ke data sumber. Urutan yang tepat bergantung pada ukuran dan risiko migrasi.

Staf penjualan perlu berlatih mencatat permintaan pelanggan, menindaklanjuti peluang penjualan, dan menjadwalkan tindak lanjut. Manajer perlu berlatih meninjau kasus di luar alur normal. Administrator perlu memahami cara mengganti penanggung jawab, memeriksa otomatisasi, dan meminta dukungan. Kebutuhan pelatihan setiap peran berbeda meskipun aplikasinya sama.

Gunakan beberapa contoh yang telah disetujui atau disamarkan identitasnya. Minta pengguna menyelesaikan tugas sendiri, termasuk menangani permintaan duplikat dan peluang penjualan yang tidak berhasil. Catat kendalanya, lalu perbaiki formulir, petunjuk, atau proses sebelum memperluas implementasi.

Setelah peluncuran, periksa langkah berikutnya yang belum dicatat, pembaruan yang terlambat, dan pertanyaan dukungan yang berulang. Hal ini dapat menunjukkan proses yang membingungkan atau kolom yang tidak diperlukan. Terapkan perubahan yang disepakati satu per satu dan beri tahu tim. Rilis pertama siap ketika penanggung jawab dapat menjalankan proses yang disepakati dan mengenali saat proses memerlukan perhatian.

• Satu peluang yang baru berhasil, satu yang tidak berhasil, dan satu pertanyaan pelanggan yang terhenti, dengan informasi sensitif dihapus.
• Formulir, spreadsheet, dan laporan yang saat ini digunakan oleh penjualan dan manajemen.
• Penanggung jawab data yang diusulkan dan orang yang akan mengelola CRM.
• Integrasi yang diperlukan dan informasi spesifik yang harus dipertukarkan setiap sistem.
• Sejumlah kecil tugas yang harus dapat dilakukan tim sebelum menerima rilis pertama.

Jika hal tersebut belum jelas, mulai dengan peninjauan proses. Anda dapat membahas ruang lingkup melalui halaman Layanan Zoho CRM atau membawa contoh tersebut saat berdiskusi dengan konsultan.