Menggunakan Zoho CRM untuk Penjualan: Panduan UKM

Masalah aslinya sering kali sudah tidak asing lagi: pertanyaan datang melalui formulir situs web, seseorang membalas melalui email, kutipan disimpan dalam folder dan panggilan berikutnya bergantung pada ingatan penjual. Memasukkan kontak ke Zoho CRM akan mempertahankan namanya. Tim Anda masih perlu memutuskan siapa pemilik pertanyaan, informasi apa yang penting, dan kapan harus bertindak.

Mulailah dengan menelusuri peluang terkini dari kontak pertama hingga hasilnya. Minta staf penjualan untuk menunjukkan catatan yang mereka gunakan, lalu tanyakan kepada manajer bagaimana mereka mengetahui kemajuan kesepakatan. Termasuk kesepakatan yang hilang dan kesepakatan yang terhenti. Contoh-contoh tersebut mengungkap informasi yang hilang yang dapat disembunyikan oleh penjualan yang sukses.

Tuliskan proses minimum sebelum mengonfigurasi bidang. Untuk setiap langkah, identifikasi orang yang bertanggung jawab, bukti yang diperlukan untuk melanjutkan, dan pengecualian yang dapat menghentikan pekerjaan. Ini memberi Anda sesuatu yang konkret untuk diuji selama implementasi, daripada menilai sistem berdasarkan seberapa lengkap tampilan layar pengaturan.

Bawa saluran yang digunakan tim Anda ke dalam desain: pertanyaan situs web, rujukan, email, dan sumber lain yang disepakati. Konfirmasikan bagaimana setiap saluran akan membuat atau memperbarui data CRM. Integrasi yang tersedia tidak menyelesaikan penanganan duplikat, persetujuan, penanggung jawab, atau apa yang harus terjadi jika kiriman berisi detail yang tidak lengkap.

Pilih struktur catatan praktis. Kontak baru, perusahaan, dan calon pekerjaan adalah hal yang berbeda. Satu perusahaan mungkin memiliki beberapa kontak dan beberapa peluang. Putuskan kapan pertanyaan bisa menjadi peluang sehingga kontak spekulatif tidak membesar-besarkan masalah.

Simpan informasi sumber asli di tempat yang dapat diperiksa nanti. Staf penjualan yang mengganti pemilik saat ini tidak boleh menghapus dari mana pertanyaan itu berasal. Untuk duplikat, sepakati catatan mana yang bertahan dan bagaimana tim menyimpan catatan dan tugas terbuka. Uji orang yang sama yang mengirimkan formulir kedua sebelum menghubungkan volume pertanyaan lengkap.

Suatu tahapan berguna ketika tim sepakat dengan maksudnya. “Tertarik” dapat mencakup apa saja mulai dari balasan yang sopan hingga proyek yang dianggarkan. Kriteria masuk yang lebih spesifik memudahkan untuk meninjau kesepakatan dan menemukan pekerjaan yang hilang.

Contoh di bawah ini ditujukan untuk bisnis jasa, bukan template universal. Distributor, agen properti atau penyedia pendidikan memerlukan bukti yang berbeda. Hindari menambahkan tahapan untuk setiap email atau tugas internal; kegiatan dapat melacak pekerjaan tersebut tanpa mengubah alur menjadi daftar periksa yang panjang.

Tentukan juga bagaimana transaksi bergerak mundur, dijeda, atau dibuka kembali. Jika prospek mengubah cakupannya, sistem harus mempertahankan kutipan sebelumnya dan menjelaskan revisinya. Seharusnya tidak meninggalkan dua versi aktif tanpa indikasi mana yang sedang dipertimbangkan oleh pelanggan.

Setiap peluang aktif membutuhkan pemilik dan tindakan selanjutnya. Tanggal ini terpisah dari perkiraan tanggal penutupan kesepakatan. Proposal mungkin diperkirakan akan selesai bulan depan sementara panggilan telepon berikutnya akan dilakukan besok.

Buatlah formulir pertama cukup singkat untuk diisi oleh tenaga penjualan saat bekerja. Tangkap informasi saat sudah tersedia alih-alih menjadikan setiap bidang wajib pada kontak pertama. Membutuhkan anggaran yang disetujui sebelum siapa pun berbicara dengan calon pelanggan dapat mendorong nilai-nilai yang dapat ditebak.

Tinjau pandangan peluang terbuka tanpa tindakan selanjutnya, aktivitas yang sudah lewat waktu, dan catatan yang menunggu penugasan kembali. Putuskan siapa yang menanggung cuti dan perubahan staf. Manajer harus mampu membedakan jeda yang disengaja dengan pertanyaan yang tidak dijawab oleh siapa pun.

Zoho CRM menyediakan kemampuan alur kerja dan otomatisasi proses. Ketersediaan dan batasannya bergantung pada edisi yang dipilih. Pilih aturan bisnis terlebih dahulu, lalu centang fitur yang sesuai; otomatisasi tidak boleh menjadi bagian dari ruang lingkup hanya karena tersedia.

Misalnya, ketika proposal ditandai sebagai terkirim, buatlah tugas tindak lanjut untuk pemiliknya. Tentukan apakah ini berjalan sekali atau pada setiap perubahan tahapan. Putuskan apa yang terjadi jika kesepakatan diselesaikan sebelum pengingat jatuh tempo, jika pemilik sedang pergi, atau jika proposal direvisi.

Uji jalur kegagalan serta jalur sukses. Pemberitahuan yang dikirim ke pengguna yang tidak aktif secara teknis merupakan tindakan tetapi secara operasional merupakan jalan buntu. Biarkan administrator bertanggung jawab untuk meninjau koneksi yang gagal dan menjaga aturan ketika tanggung jawab berubah. Gunakan kontrol proses seperti Cetak Biru ketika transisi dan masukan yang diperlukan memerlukan penerapan, tanpa menambahkan gerbang ke setiap tindakan kecil.

Mulailah dengan pertanyaan yang perlu dijawab oleh seorang manajer: pertanyaan mana yang kurang ditindaklanjuti, proposal mana yang menunggu keputusan pelanggan, dan di mana pekerjaan berada pada tahap yang lebih lama dari yang diharapkan? Setiap laporan harus mengarah pada percakapan atau tindakan.

Setuju dengan definisi di balik gambar-gambar tersebut. Tingkat konversi prospek menjadi peluang memerlukan populasi dan periode awal yang konsisten. Total pipeline harus membedakan peluang terbuka dan pekerjaan yang telah dimenangkan. Perkiraan juga bergantung pada kualitas jumlah, tanggal, dan pembaruan tahap; bagan tidak dapat memperbaiki masukan tersebut.

Periksa catatan yang mendasarinya dengan orang yang bertanggung jawab sebelum menerima dasbor. Rekonsiliasi sampel kecil dengan kutipan dan catatan penjualan. Jika pengguna mempermasalahkan suatu angka, catat definisinya dan selesaikan sebelum menambahkan diagram lainnya. Lihat kami kisah CRM real estat untuk contoh berbeda tentang visibilitas manajemen yang terkait dengan alur kerja tertentu.

Inventarisasi spreadsheet dan sistem yang diganti. Putuskan apa yang aktif, apa yang harus disimpan sebagai referensi dan apa yang di luar rilis ini. Menugaskan pemilik bisnis untuk memvalidasi pemetaan; impor yang berhasil secara teknis masih dapat memasukkan nama perusahaan ke kolom yang salah.

Uji duplikat, detail yang hilang, banyak kontak di satu perusahaan, dan kesepakatan bersejarah yang telah ditutup. Periksa penanggung jawab, catatan tertaut, lampiran, dan tanggal aktivitas yang termasuk dalam cakupannya. Sepakati siapa yang menandatangani sampel dan bagaimana koreksi akan dilakukan.

Sebelum peralihan, tetapkan titik setelah pengguna berhenti mengedit sistem lama, atau tentukan bagaimana perubahan yang dibuat selama migrasi akan direkonsiliasi. Simpan rencana pemulihan yang disepakati dan akses ke data sumber. Urutan yang tepat bergantung pada ukuran dan risiko migrasi.

Seorang tenaga penjualan harus berlatih menangkap pertanyaan, mengembangkan kesepakatan, dan menjadwalkan tindak lanjut. Seorang manajer harus berlatih meninjau pengecualian. Administrator harus mengetahui cara mengubah penanggung jawab, menyelidiki otomatisasi, dan meminta dukungan. Ini adalah sesi yang berbeda, meskipun menggunakan aplikasi yang sama.

Gunakan sejumlah kecil contoh yang disetujui atau dianonimkan. Minta pengguna untuk menyelesaikan sendiri tugasnya, termasuk pertanyaan duplikat dan kesepakatan yang hilang. Catat di mana kendala tersebut terjadi dan perbaiki formulir, instruksi, atau proses sebelum memperluas peluncuran.

Setelah peluncuran, lihat tindakan selanjutnya yang hilang, pembaruan yang terlambat, dan pertanyaan dukungan yang berulang. Ini dapat mengungkapkan proses yang membingungkan atau bidang yang tidak diperlukan. Buat perubahan yang disepakati satu per satu dan beri tahu tim apa yang berubah. Rilis pertama sudah siap ketika orang-orang yang bertanggung jawab dapat menjalankan proses yang disepakati dan mengetahui kapan proses tersebut memerlukan perhatian.

• Satu peluang menang baru-baru ini, satu peluang hilang, dan satu pertanyaan terhenti, dengan detail sensitif dihapus.
• Formulir, spreadsheet, dan laporan yang saat ini digunakan oleh penjualan dan manajemen.
• Pemilik catatan yang diusulkan dan orang yang akan mengelola CRM.
• Integrasi yang diperlukan dan informasi spesifik yang harus dipertukarkan setiap sistem.
• Sejumlah kecil tugas yang harus dapat dilakukan tim sebelum menerima rilis pertama.

Jika hal-hal tersebut masih belum jelas, mulailah dengan tinjauan proses. Anda dapat mendiskusikan ruang lingkupnya melalui kami Layanan Zoho CRM halaman atau bawa contohnya ke konsultan.