Menggunakan AI di Zoho CRM: Siapkan Data, Tentukan Tugas, dan Tinjau Outputnya

Zoho CRM menyertakan kemampuan AI melalui Zia. Halaman produk Zoho saat ini menjelaskan berbagai bidang seperti bantuan pencatatan, prediksi, rekomendasi, perkiraan, dan wawasan terkait panggilan. Ketersediaan dan prasyarat kemampuan tertentu bergantung pada penawaran produk dan konfigurasi akun; periksa fitur yang ingin Anda gunakan.

Evaluasi yang berguna dimulai dengan tugas yang sudah dilakukan tim Anda. Mempersiapkan ringkasan akun singkat berbeda dengan memprediksi hasil kesepakatan, dan keduanya berbeda dengan mengirimkan pesan pelanggan. Mereka membutuhkan masukan dan perlindungan yang berbeda.

Contoh ringkasan pertemuan di bawah ini bersifat hipotetis. Ini memberi tim tugas untuk diuji, cara untuk meninjau keluaran dan batasan antara rancangan dan tindakan yang disetujui.

Pisahkan kategori-kategori ini dalam uji coba. Ringkasan yang lancar tidak menunjukkan bahwa suatu model dapat memprediksi pendapatan. Rekomendasi yang berguna tidak secara otomatis membenarkan membiarkan sistem mengirim pesan atau mengubah catatan tanpa peninjauan.

Tulislah pernyataan penerimaan sederhana sebelum pengujian. Singkatnya, hal ini mungkin mengharuskan peninjau untuk menemukan sumber dari setiap pernyataan khusus pelanggan dan melihat pertanyaan yang belum terselesaikan teridentifikasi dengan jelas. Hindari menerima keluaran karena terbaca dengan percaya diri.

Ringkasan akun mungkin memerlukan perusahaan yang benar, kontak saat ini, catatan pertemuan terkini, dan peluang terbuka. Periksa apakah catatan tersebut ditautkan secara konsisten dan apakah pengguna memperbaruinya saat pekerjaan masih berlangsung.

Carilah versi dan kesenjangan yang saling bertentangan. Jika prospek mengubah cakupan dalam email tetapi tidak ada yang mencatatnya, ringkasan yang hanya berdasarkan kutipan lama dapat akurat untuk masukannya dan tetap salah untuk percakapan. Solusinya mungkin berupa perubahan pada proses perekaman, bukan perintah yang berbeda.

Tentukan sistem mana yang memiliki setiap bidang penting. Memasukkan lebih banyak data ke dalam suatu tugas dapat menimbulkan duplikat dan informasi usang. Pilih hanya sumber-sumber yang diperlukan untuk tujuan tersebut dan buat tanggalnya dapat dilihat oleh pengulas.

Kontrol proses seperti Cetak Biru dapat membantu meminta informasi pada transisi tertentu yang sesuai dengan alur kerja. Ini adalah salah satu pilihan desain, bukan prasyarat universal untuk semua penggunaan AI. Bidang yang wajib diisi masih memerlukan arti yang jelas dan orang yang dapat memberikan jawabannya.

Misalkan seorang manajer akun menginginkan draf ringkasan sebelum tinjauan pelanggan. Alur kerja hipotetis ini bukan implementasi Zolution. Masukan yang diusulkan adalah serangkaian catatan rapat terkini, peluang terbuka, dan catatan tugas tindak lanjut yang sah.

Mintalah laporan singkat yang berisi tiga bagian praktis: fakta yang sudah dikonfirmasi, pertanyaan terbuka, dan usulan pokok diskusi. Mewajibkan draf untuk membedakan pernyataan pelanggan yang eksplisit dari saran yang dihasilkan dari catatan. Informasi yang hilang harus tetap menjadi pertanyaan.

Manajer membandingkan ringkasan dengan materi sumber. Jika dikatakan bahwa proposal telah diterima, manajer harus dapat menemukan catatan penerimaannya. Jika disimpulkan bahwa pelanggan memiliki anggaran karena ada nilai yang muncul pada peluang, draf tersebut harus diperbaiki.

Pisahkan draf tersebut dari catatan resmi sampai draf tersebut ditinjau. Putuskan apakah konten yang disetujui akan disimpan, di mana konten tersebut akan ditayangkan, dan siapa yang dapat mengubahnya. Ringkasan yang berguna akan mengurangi upaya persiapan tanpa menulis ulang riwayat pelanggan secara diam-diam.

Bangunlah satu set evaluasi kecil yang mencakup catatan bersih dan catatan canggung. Uji coba yang seluruhnya terdiri dari data yang lengkap dan konsisten tidak akan mengungkapkan bagaimana alur kerja menangani catatan yang sulit ditangani oleh tim Anda.

• Dua kontak dengan nama serupa tetapi perusahaan berbeda.
• Kutipan lama diikuti dengan perubahan cakupan yang lebih baru.
• Catatan rapat yang berisi pertanyaan yang belum terjawab.
• Peluang tertutup bersamaan dengan pertanyaan baru dari pelanggan yang sama.
• Tanggal tindakan selanjutnya hilang atau catatan yang bertentangan dengan bidang terstruktur.

Catat apakah keluarannya didukung, tidak lengkap atau salah, dan alasannya. Bandingkan upaya peninjauan dengan tugas yang digantikan. Jika peninjau harus merekonstruksi setiap catatan dari awal, alur kerja mungkin belum berguna.

Untuk tugas prediksi, sepakati metode evaluasi terpisah dengan orang yang memahami data. Target, jangka waktu, dan ketersediaan hasil di masa lalu sangatlah penting. Jangan gunakan kualitas penjelasan tertulis sebagai bukti keakuratan prediksi.

Konfirmasikan catatan mana yang boleh digunakan pengguna untuk tugas tersebut dan di mana informasi tersebut akan diproses. Integrasi dengan penyedia AI eksternal memerlukan tinjauan tersendiri terhadap akses, penanganan data, dan tujuan penggunaan. Ini tidak boleh diperkenalkan hanya karena konektor memungkinkan transfer.

Menggunakan proses persetujuan resmi organisasi untuk informasi pribadi atau rahasia. Libatkan pemilik privasi, keamanan, atau kepatuhan yang relevan saat tugas memerlukannya. Panduan ini tidak menetapkan bahwa alur kerja tertentu memenuhi kewajiban Anda.

Pisahkan penyusunan dari pengiriman. Rilis pertama dapat menyiapkan pesan atau tugas yang diusulkan sementara seseorang menyetujui tindakan tersebut. Jika otomatisasi nanti dipertimbangkan, tentukan perubahan yang diizinkan, situasi yang dikecualikan, pencatatan log, dan cara menghentikan atau memperbaiki kesalahan sebelum mengaktifkannya.

Beberapa tugas memerlukan konteks di luar CRM, seperti status operasional. Sebelum menambahkan koneksi, identifikasi catatan dan bidang spesifik yang diperlukan. Pembaruan status yang stabil mungkin lebih berguna daripada mentransfer sejumlah besar dokumen.

Menyetujui pencocokan pengidentifikasi, waktu pembaruan, dan penanganan kegagalan. Jika sistem operasional tidak dapat dijangkau, keluarannya tidak berarti bahwa status terakhir yang diketahui adalah saat ini. Buat batasannya terlihat dan berikan seseorang tanggung jawab untuk menyelidikinya.

Itu Panduan CRM dan aplikasi khusus menjelaskan cara mendefinisikan batas-batas tersebut. Disiplin yang sama berlaku baik tugas penerimaan menggunakan AI atau laporan konvensional.

Tinjau sampel keluaran dan koreksi pengguna setelah uji coba. Identifikasi jenis kesalahan yang berulang, informasi sumber yang hilang, dan langkah-langkah yang memerlukan upaya lebih dari yang diharapkan. Perbaiki masukan, instruksi, atau alur kerja sebelum memperluas audiens.

Sebutkan pemilik yang akan dipelihara. Kemampuan produk, bidang sumber, dan proses bisnis dapat berubah. Contoh evaluasi harus dijalankan kembali setelah terjadi perubahan yang dapat mempengaruhi hasil, dan pengguna harus mengetahui cara melaporkan masalah.

Mulailah dengan satu tugas yang terbatas dan dapat ditinjau serta keputusan yang jelas apakah tugas tersebut cukup berguna untuk dipertahankan. SEBUAH tinjauan proses CRM saat ini dapat membantu menetapkan penanggung jawab catatan dan kualitas data yang diperlukan sebelum Anda membuat keputusan tersebut.