Pekerjaan dalam transaksi properti berlanjut setelah pembeli memutuskan
Bagi sebuah agen properti di Singapura, setiap transaksi melibatkan sejumlah orang dan pekerjaan yang berlangsung secara bertahap. Agen menangani pertanyaan, mengatur kunjungan properti, dan menindaklanjuti calon pembeli atau penjual. Manajer perlu mengetahui transaksi yang sedang berjalan dan bagian pekerjaan yang membutuhkan dukungan.
Peluang aktif ini membentuk pipeline penjualanperusahaan. Seiring kemajuan transaksi, muncul pertanyaan lain: berapa komisi yang akan diterima agen? Komisi adalah pendapatan yang dialokasikan sesuai aturan perusahaan untuk transaksi tersebut. Perkiraan komisi menunjukkan jumlah yang diharapkan. Tim keuangan tetap perlu meninjau catatan terkait saat menyiapkan pembayaran.
Karena itu, satu transaksi digunakan oleh beberapa pihak. Agen perlu mengetahui langkah berikutnya dan perkiraan pendapatan. Manajer perlu memantau kemajuan. Tim keuangan membutuhkan data untuk proses pembayaran akhir bulan. Perusahaan ini ingin menghubungkan seluruh bagian tersebut.
Penjualan bertambah, pekerjaan spreadsheet ikut bertambah
Seiring pertumbuhan aktivitas penjualan dan jumlah agen, staf menggunakan spreadsheet untuk memantau pipeline dan menghitung komisi. Memperbarui catatan membutuhkan pekerjaan manual dan menimbulkan kesalahan. Manajemen juga harus menunggu pembaruan sebelum dapat melihat kondisi bisnis terbaru.
Masalah ini melibatkan beberapa departemen. Agen perlu mengikuti prosedur penjualan dan memahami perkiraan komisinya. Manajer perlu melihat kemajuan seluruh tim. Tim keuangan membutuhkan informasi komisi untuk menyiapkan pembayaran akhir bulan.
Satu transaksi properti menciptakan pekerjaan bagi penjualan, manajemen, dan keuangan. Perusahaan membutuhkan catatan yang saling terhubung agar ketiga tim dapat bekerja mengikuti kemajuan transaksi.
Implementasi harus menghubungkan proses penjualan, pengingat langkah berikutnya, perhitungan komisi, dan data akhir bulan untuk tim keuangan. Daftar kontak bersama hanya dapat menangani sebagian kecil kebutuhan tersebut.
Gunakan kemajuan penjualan sebagai dasar pengelolaan komisi
Terapkan prosedur penjualan di Zoho CRM
Zolution menyesuaikan Zoho CRM dengan prosedur penjualan perusahaan. Otomatisasi dan pengaturan proses mendukung tahapan yang disepakati, sementara notifikasi mengingatkan agen dan pelanggan tentang langkah berikutnya. Staf dari berbagai departemen dapat bekerja sama menangani transaksi di dalam sistem.
Manajemen dapat mengakses informasi penjualan yang tercatat di CRM sehingga lebih mudah memantau pekerjaan agen. Kualitas informasi tersebut tetap bergantung pada kedisiplinan staf dalam memperbarui catatan transaksi.
Otomatiskan perhitungan komisi sesuai aturan
Zolution memasukkan otomatisasi perhitungan komisi dalam implementasi. Agen dapat memantau perkiraan komisi di CRM, sehingga informasi pendapatan yang diharapkan terhubung dengan proses penjualan yang sudah mereka gunakan.
Sediakan data akhir bulan yang dapat digunakan tim keuangan
Pada akhir bulan, tim keuangan dapat mengekspor data komisi dari CRM untuk menyiapkan pembayaran agen. Dengan demikian, catatan operasional memiliki alur serah terima yang jelas ke tim keuangan. Perkiraan komisi membantu agen melihat potensi pendapatannya, sedangkan peninjauan dan persiapan pembayaran oleh keuangan tetap menjadi langkah tersendiri.
Kurangi perhitungan manual dan perjelas serah terima
CRM menghitung komisi berdasarkan aturan yang sudah dikonfigurasi. Agen dapat melihat perkiraan komisinya di sistem, sementara tim keuangan memiliki sumber data yang jelas untuk ekspor akhir bulan. Informasi yang digunakan selama penjualan pun terhubung dengan kebutuhan persiapan pembayaran.
Notifikasi juga memasukkan tindak lanjut ke dalam alur penjualan. Agen dan pelanggan menerima pengingat langkah berikutnya, sementara staf lintas departemen dapat bekerja sama pada transaksi yang sama. Manajer dapat meninjau kemajuan yang tercatat tanpa menunggu pembaruan spreadsheet pipeline terpisah.
Pada akhir bulan
Dari perkiraan komisi agen ke tinjauan keuangan
Agen memeriksa perkiraan komisi di CRM. Tim keuangan mengekspor catatan komisi untuk tinjauan akhir bulan dan persiapan pembayaran. Manajemen meninjau kemajuan penjualan yang tercatat dalam sistem yang sama.
Setiap tim memiliki tanggung jawab berbeda, tetapi catatan penjualan dan alur komisi menghubungkan pekerjaan mereka.
Proses kerja bersama untuk agen, manajer, dan keuangan
Pekerjaan perhitungan
Aturan komisi dijalankan di CRM
Untuk aturan yang sudah dikonfigurasi, perhitungan otomatis menggantikan perhitungan manual di spreadsheet. Staf dapat menggunakan catatan hasil perhitungan dalam alur komisi.
Informasi bagi agen
Agen dapat melihat perkiraan komisi
Agen dapat melihat komisi yang diharapkan di CRM sambil menangani pekerjaan penjualan, sehingga perkiraan tersebut dapat diperiksa langsung.
Serah terima ke keuangan
Ekspor data akhir bulan yang jelas
Tim keuangan dapat mengambil data komisi dari CRM untuk menyiapkan pembayaran. Pekerjaan akhir bulan pun terhubung dengan catatan operasional perusahaan.
Pemantauan penjualan
Manajemen dapat melihat kemajuan yang tercatat
Manajer dapat meninjau kondisi penjualan di CRM, sementara notifikasi mengingatkan tindak lanjut sesuai proses yang disepakati.
Satu catatan transaksi untuk penjualan, manajemen, dan pembayaran
Perusahaan menyatukan pencatatan penjualan, perhitungan komisi sesuai aturan, dan ekspor data akhir bulan dalam implementasi CRM yang sama. Agen mendapat akses ke perkiraan komisinya. Tim keuangan memiliki sumber data yang jelas untuk persiapan pembayaran. Manajer dapat meninjau kemajuan penjualan di sistem tempat tim mencatat pekerjaannya.
Dampak praktisnya adalah berkurangnya perhitungan manual untuk aturan yang sudah dikonfigurasi serta hubungan yang lebih jelas antara penjualan properti dan persiapan pembayaran komisi. Pengingat tindak lanjut mendukung proses penjualan, dan informasi yang dicatat sepanjang proses tetap dapat digunakan oleh manajemen dan keuangan.