學過功能，仍不清楚如何完成工作。
使用者認得操作畫面，但碰到實際任務或例外情況，仍不知道怎麼處理。
系統設定後
上線後，
讓團隊學會
每天需要的操作。
取得系統權限後，團隊還需要了解如何用系統完成自己的工作。
只有一位同事熟悉系統。
日常問題及小幅調整，都得找記得系統設定的同事處理。
臨時做法成了日常習慣。
人員變動後，團隊可能回到原本的習慣。反覆出現的問題，需要清楚的處理管道。
訓練對象
依不同角色，
安排需要的訓練。
以下是訓練重點示例。實際課程會依應用程式、流程及使用者共同確認。
練習每天真正需要做的工作。
從熟悉的任務開始，在確認的 Zoho 設定中實際操作，並練習常見例外。
- 尋找
- 找到正確資料，了解相關背景。
- 操作
- 更新資訊、完成動作，並安排下一步。
- 檢視
- 確認發生了什麼變化並知道何時尋求協助。
用系統資料檢視團隊工作。
協助主管使用團隊維護的資訊，找出流程中需要處理的問題。
- 檢查
- 使用相關檢視與報表，了解哪些工作尚待處理。
- 調查
- 下結論前，先檢查明細資料。
- 追蹤
- 確認負責人與下一步，再檢查執行結果。
掌握日常維護及轉交處理的範圍。
讓內部負責人了解確認範圍內的設定，並知道如何安全調整。
- 維護
- 了解約定範圍內的使用者、權限及日常管理。
- 測試
- 變更套用到正式作業前，先測試影響。
- 記錄
- 保留設定紀錄，了解何時需要專業支援。
哪些任務仍需要別人帶著操作？
與 Zoho 顧問聊聊我們涵蓋的內容
從首次登入到
持續改善。
新使用者訓練
給新使用者一個明確的起點。
安排首要任務、權限檢查及基本操作指引，讓新進人員依團隊確認的方式開始工作。
依角色安排訓練
練習各角色負責的任務。
依使用者、主管及系統管理員分別安排練習，不必讓每個人學習所有功能。
系統管理員訓練
讓內部人員能維護系統設定。
詳細瞭解日常維護、設定說明以及內部團隊可以管理的變更範圍。
持續最佳化
從反覆出現的問題找出改善方向。
檢查常見問題及臨時處理方式，確認需要補充操作說明、調整流程，或在約定範圍內修改系統。
執行方式
先說明操作，
再讓團隊親自練習。
- 01
了解需求
確認使用者、日常任務，以及不熟悉或做法不一致的地方。
- 02
準備
確認各角色的情境、練習環境及教材。
- 03
實作
示範任務，再讓使用者嘗試，並處理練習時遇到的問題。
- 04
追蹤
記錄待解決問題、確認負責人，並規劃後續支援或改善。
上線後支援
依問題類型，
安排合適的處理方式。
先釐清每項需求的下一步、範圍及負責人。
討論前可先了解
常見的
問題。
可以針對我們現有的 Zoho 設定提供訓練嗎？
可以。我們會先了解相關流程及設定，讓課程符合團隊工作方式。需要修正的問題，可以另行確認處理範圍。
使用者、主管與系統管理員，可以分別上課嗎？
可以。我們先確認各組的任務與分工，再安排訓練。共同流程的操作指引，仍可提供不同角色參考。
上線後新進的人員，也可以接受訓練嗎？
可以將新進人員訓練納入約定服務。我們會確認對象、範圍及可重複使用的指引，讓後續課程內容清楚。
上線後支援包含哪些工作？
合作前會確認支援的應用程式、聯絡方式、服務時間及範圍。操作問題、技術調查與功能新增，是不同工作，可能需要不同安排。
支援中是否包含系統變更？
取決於約定範圍。我們會區分操作協助、問題調查與新增需求，並在執行前確認額外工作。
你們有提供訓練教材嗎？
我們會在確認範圍時約定所需交接資料，例如任務指引、管理員說明或待解決問題紀錄。格式與詳細程度，應配合實際使用的人員。