跨既有系統管理供應商簽核

一家總部位於新加坡的海運企業，在各地辦公室的多套既有系統保存供應商資料。供應商管理團隊負責全球供應商的溝通及帳務問題。業務單位與新供應商交易前，需要先核准並在 ERP 建立供應商資料。

員工透過電子郵件取得核准，再手動將資料輸入相關系統。供應商團隊與 IT 部門曾嘗試改善，但既有應用程式由其他部門管理，各部門的變更優先順序不同。企業需要保留這些系統，同時改善簽核管理。

Zolution 以 Zoho Creator 建立供應商管理應用程式，包含多層簽核及通知，並透過 REST API 匯入既有供應商資料。設計也要求定期更新原有系統中的供應商清單。

需求包含透過 Microsoft Azure Active Directory 進行單一登入。

使用者可透過電腦及手機更新供應商資訊。應用程式記錄活動及變更，供稽核檢視，將原本分散在電子郵件及人工更新的工作留下紀錄。

規劃您的供應商流程時，可先選一筆申請，釐清由誰審核、核准資料存在哪裡，以及各欄位以哪個系統為準。以下問題可協助規劃：

• 哪些變更需要重新核准，誰可以提出更正申請？
• 團隊將如何在不同資料庫中偵測重複的供應商？
• 誰調查失敗的更新，員工如何知道 ERP 已收到更新？
• 審核期間必須提供哪些紀錄？

第一次討論時，可提供已去識別化的申請、簽核規則，以及目前保存供應商資料的系統清單。