Persetujuan Pemasok di Berbagai Sistem Lama

Sebuah bisnis maritim yang berkantor pusat di Singapura menyimpan informasi pemasok dalam beberapa sistem lama di seluruh kantornya. Tim manajemen pemasok menangani masalah komunikasi dan penagihan untuk pemasok di seluruh dunia. Sebelum unit bisnis dapat bertransaksi dengan pemasok baru, entri pemasok memerlukan persetujuan dan pembuatan di ERP.

Staf memperoleh persetujuan melalui email, kemudian secara manual memasukkan rincian yang disetujui ke dalam sistem terkait. Tim pemasok dan departemen TI telah mencoba untuk meningkatkan proses ini, namun departemen lain memiliki aplikasi lama dan memiliki prioritas yang bersaing untuk melakukan perubahan. Perusahaan memerlukan cara untuk mengelola persetujuan sementara sistem tersebut tetap digunakan.

Zolution membangun aplikasi manajemen pemasok di Zoho Creator. Cakupannya mencakup berbagai tingkat persetujuan dan pemberitahuan, dengan detail pemasok yang ada dibawa ke Kreator melalui REST API. Rancangan tersebut juga memerlukan pembaruan berkala terhadap daftar pemasok yang ada di sistem lama.

Akses menyeluruh melalui Microsoft Azure Active Directory adalah bagian dari persyaratan. Aplikasi ini juga diperlukan untuk mengakomodasi koneksi di masa depan ke database internal yang belum online. Koneksi masa depan itu adalah ketentuan desain; kisah yang diterbitkan tidak mengetahui kapan kisah tersebut ditayangkan.

Pengguna dapat memperbarui informasi pemasok dari komputer dan ponsel. Aplikasi ini mencatat aktivitas dan perubahan untuk tinjauan audit, sehingga memberikan tim catatan pekerjaan yang sebelumnya tersebar di email dan pembaruan manual.

Akun proyek James Yang, diterbitkan oleh Zoho Decode dan terakhir diperbarui pada September 2023, melaporkan bahwa waktu pemrosesan berkurang dari satu minggu menjadi satu hari. Ini adalah hasil proyek yang dilaporkan, bukan tolok ukur pelaksanaan lainnya. Akun publik tidak menentukan periode pengukuran atau apakah ini adalah hari kerja.

Akun tersebut juga menjelaskan keputusan untuk memperluas sistem ke manajemen informasi perbankan. Itu adalah fase selanjutnya yang dijelaskan pada publikasi; itu tidak disajikan di sini sebagai pekerjaan yang telah selesai dikonfirmasi. Zolution menerbitkan ulang kasus aslinya pada 24 Maret 2025.

Untuk proyek baru, mulailah dengan satu permintaan pemasok dan telusuri siapa yang meninjaunya, di mana rincian yang disetujui harus disimpan, dan sistem mana yang memiliki setiap bidang. Berikut ini adalah pertanyaan pencakupan untuk organisasi Anda, bukan klaim tentang fitur tambahan yang diberikan dalam kasus ini:

• Perubahan mana yang memerlukan persetujuan lain, dan siapa yang boleh mengajukan permintaan koreksi?
• Bagaimana tim mendeteksi duplikat pemasok di database yang berbeda?
• Siapa yang menyelidiki pembaruan yang gagal, dan bagaimana staf mengetahui bahwa ERP telah menerimanya?
• Catatan apa yang harus tersedia selama audit?

Bawalah permintaan anonim, aturan persetujuan, dan daftar sistem yang saat ini menyimpan data pemasok ke diskusi pertama.