Persetujuan Pemasok di Berbagai Sistem Lama

Perusahaan maritim yang berkantor pusat di Singapura menyimpan data pemasok pada beberapa sistem lama di berbagai kantor. Tim pengelola pemasok menangani komunikasi dan penagihan pemasok di seluruh dunia. Sebelum unit bisnis dapat bertransaksi dengan pemasok baru, data pemasok harus disetujui dan dibuat di ERP.

Staf meminta persetujuan melalui email, lalu memasukkan data yang disetujui secara manual ke sistem terkait. Tim pengelola pemasok dan TI telah mencoba memperbaikinya, tetapi sistem lama dikelola departemen lain dengan prioritas perubahan masing-masing. Perusahaan membutuhkan cara mengelola persetujuan sambil tetap menggunakan sistem tersebut.

Zolution membangun aplikasi manajemen pemasok menggunakan Zoho Creator. Ruang lingkupnya mencakup persetujuan bertingkat dan pemberitahuan, serta pemindahan data pemasok yang sudah ada ke Creator melalui REST API. Rancangan ini juga memerlukan pembaruan berkala pada daftar pemasok dalam sistem lama.

Kebutuhan proyek mencakup single sign-on melalui Microsoft Azure Active Directory.

Pengguna dapat memperbarui informasi pemasok dari komputer dan ponsel. Aplikasi ini mencatat aktivitas dan perubahan untuk tinjauan audit, sehingga memberikan tim catatan pekerjaan yang sebelumnya tersebar di email dan pembaruan manual.

Untuk merancang alur pemasok Anda, mulai dari satu permintaan. Telusuri pihak yang meninjau, lokasi penyimpanan data yang disetujui, dan sistem sumber utama setiap kolom. Gunakan pertanyaan berikut untuk merencanakan prosesnya:

• Perubahan mana yang memerlukan persetujuan lain, dan siapa yang boleh mengajukan permintaan koreksi?
• Bagaimana tim mendeteksi duplikat pemasok di database yang berbeda?
• Siapa yang menyelidiki pembaruan yang gagal, dan bagaimana staf mengetahui bahwa ERP telah menerimanya?
• Catatan apa yang harus tersedia selama audit?

Siapkan contoh permintaan dengan identitas disamarkan, aturan persetujuan, dan daftar sistem yang menyimpan data pemasok untuk diskusi pertama.