Satu peluang pelanggan, beberapa tim yang harus bekerja sama
Perusahaan rantai pasok ini melayani pelanggan melalui lokasi operasional di berbagai wilayah dan kelompok usaha. Untuk menjalankan setiap pekerjaan, tim penjualan dan operasional perlu menyepakati kebutuhan pelanggan serta lokasi yang akan menangani layanan tersebut.
Proses dimulai saat pelanggan menyampaikan kebutuhan baru. Tim penjualan mencatat sebuah peluang penjualan: potensi pekerjaan, layanan yang diperlukan, dan perkiraan pendapatan jika peluang berhasil diperoleh. Lokasi terkait meninjau usulan tersebut, sementara tim operasional bersiap mengambil tanggung jawab pelaksanaan. Seluruh peluang yang sedang diupayakan membentuk pipeline penjualan.
Setelah penjualan, perusahaan perlu melihat apakah kinerja bisnis sudah sesuai target. ERP menyimpan catatan keuangan dan operasional serta menyediakan data pendapatan aktual. CRM mencatat pelanggan dan aktivitas penjualan. Manajemen puncak memerlukan keduanya untuk memahami kinerja seluruh perusahaan.
Peluang penjualan juga memerlukan keputusan operasional
Bagi perusahaan ini, mengejar peluang berarti mengoordinasikan lokasi operasional yang akan melaksanakan pekerjaan. Tim penjualan perlu mencatat layanan yang diusulkan, menentukan lokasi yang terlibat, dan mendapatkan tinjauan yang diperlukan sebelum melanjutkan. Tim operasional membutuhkan informasi yang cukup untuk menilai peluang dan menyiapkan serah terima.
Perusahaan juga membutuhkan gambaran kinerja usaha yang lebih lengkap. CRM menyimpan peluang dan aktivitas penjualan, sedangkan ERP menyimpan data keuangan. Laporan pipeline dapat menunjukkan potensi bisnis. Namun, untuk membandingkannya dengan pendapatan yang sudah tercatat, perusahaan memerlukan data dari kedua sistem.
Perusahaan perlu menjawab tiga pertanyaan yang saling berkaitan: Peluang mana yang mampu kami kerjakan? Apa yang perlu diselesaikan sebelum peluang berlanjut? Bagaimana aktivitas penjualan berkaitan dengan pendapatan aktual?
Untuk itu, perusahaan membutuhkan alur kerja yang jelas sekaligus data yang terhubung. Laporan saja tidak dapat mengelola persetujuan lokasi. Alur penjualan saja juga tidak dapat memasukkan angka ERP ke laporan manajemen.
Alur yang terhubung dari peninjauan peluang hingga pelaporan
Persetujuan lokasi di dalam Zoho CRM
Zolution mengonfigurasi peluang agar mencakup lokasi operasional yang terlibat dalam pekerjaan. Peninjau dapat menyetujui, mendelegasikan, atau menolak permintaan. Penanggung jawab peluang dapat melihat status dan komentar peninjauan di CRM. Keputusan persetujuan terhubung dengan peluang dan lokasi yang bersangkutan.
Alur kerja ini juga mencatat informasi untuk serah terima, termasuk tanggung jawab setiap lokasi dan rincian pelaksanaan layanan. Penilaian peluang dan persiapan operasional pun menjadi bagian dari catatan peluang yang sama.
Sinkronisasi ERP harian melalui Zoho DataPrep
Zolution menghubungkan ERP yang sudah digunakan dengan Zoho CRM melalui Zoho DataPrep. Data ERP disinkronkan ke CRM setiap hari sesuai jadwal. Perusahaan tetap menggunakan ERP tersebut, sekaligus dapat memakai datanya dalam sistem Zoho yang sudah terhubung.
Dashboard terpadu untuk manajemen puncak
Pengguna membuat laporan di Zoho Analytics dengan menggabungkan data CRM dan ERP. Manajemen puncak kini memiliki dashboard terpadu untuk memantau realisasi kinerja terhadap rencana di berbagai wilayah dan kelompok usaha. Dalam laporan ini, realisasi berarti kinerja yang sudah tercatat, sedangkan rencana berarti target yang ditetapkan perusahaan.
Pimpinan dapat melihat kondisi keseluruhan dan membandingkan kinerja antarbagian perusahaan. Informasi pipeline memberi konteks pada hasil tersebut, sehingga capaian bisnis dapat ditinjau bersama peluang yang masih diupayakan.
Pengguna dapat membuat laporan sehari-hari sendiri
Sebelumnya, tim TI bertanggung jawab membuat laporan analitik untuk pengguna. Dengan Zoho Analytics, pengguna kini dapat membuat laporan sendiri. Pembuatan laporan rutin beralih ke orang yang membutuhkan informasi tersebut, sehingga beban tim TI berkurang.
Pisahkan pelaporan penjualan dari akses langsung ke ERP
Tim penjualan menggunakan data yang tersedia melalui CRM dan Analytics tanpa akses langsung ke ERP. Integrasi ini memisahkan lingkungan ERP dari kegiatan pelaporan penjualan. Tim penjualan pun dapat memperoleh informasi bisnis yang dibutuhkan tanpa harus diberi akses ke sistem sumber.
Setiap tim memperoleh informasi untuk langkah berikutnya
Penjualan dan operasional
Penanggung jawab peluang dapat memeriksa status peninjauan lokasi yang terlibat dan membaca komentar terkait. Tim operasional dapat bekerja berdasarkan informasi lokasi dan pelaksanaan layanan dalam catatan peluang. Catatan ini menghubungkan pembahasan komersial dengan orang yang bertanggung jawab melaksanakan pekerjaan.
Manajemen dan pelaporan
Pimpinan dapat memantau realisasi kinerja terhadap rencana di berbagai wilayah dan kelompok usaha melalui satu dashboard terpadu. Mereka dapat membandingkan hasil, menemukan bagian yang perlu diperhatikan, dan menggunakan informasi pipeline sebagai dasar pembahasan berikutnya dengan tim penjualan dan operasional.
Dalam rapat tinjauan penjualan
Tinjau pendapatan, lalu tentukan tindakan berikutnya
Dalam rapat tinjauan manajemen, pimpinan dapat membandingkan realisasi dengan rencana di berbagai wilayah dan kelompok usaha. Jika ada kinerja yang perlu diperhatikan, informasi pipeline membantu tim membahas potensi bisnis berikutnya. Untuk peluang yang masih menunggu persetujuan lokasi, penanggung jawab dapat memeriksa status dan komentar di CRM, lalu menindaklanjuti keputusan yang belum selesai.
Laporan menjadi dasar pembahasan kinerja, sedangkan catatan peluang membantu tim menentukan tindakan setelahnya.
Pembaruan harian, laporan terpadu, dan status keputusan yang jelas
Ketersediaan data
Data ERP masuk ke CRM setiap hari
Sinkronisasi DataPrep terjadwal menyediakan data ERP secara rutin di CRM. Pemindahan data antarsistem sudah menjadi bagian dari proses yang dikonfigurasi.
Pemantauan manajemen
Satu tampilan untuk realisasi dan rencana
Manajemen puncak memiliki dashboard terpadu yang mencakup berbagai wilayah dan kelompok usaha. Pimpinan dapat melihat kondisi keseluruhan dan mengetahui bagian bisnis yang perlu diperhatikan.
Koordinasi
Status persetujuan tersedia pada catatan peluang
Penanggung jawab dapat menemukan keputusan yang masih tertunda dan membaca komentar peninjauan di CRM. Tindak lanjut dapat langsung diarahkan ke lokasi atau keputusan yang memerlukan perhatian.
Pelaporan mandiri
Laporan rutin tidak lagi harus dibuat oleh TI
Pengguna bisnis dapat membuat laporan sendiri di Zoho Analytics. Hal ini mengurangi beban pembuatan laporan pada tim TI dan memberi pengguna kendali lebih besar atas informasi yang mereka butuhkan.
Akses ERP
Laporan penjualan dibuat di luar ERP
Tim penjualan menggunakan data yang tersedia di CRM dan Analytics tanpa akses langsung ke ERP. Sistem sumber tetap terpisah dari kegiatan pelaporan mereka.
Kelangsungan operasional
ERP yang ada tetap digunakan
Perusahaan memperoleh pelaporan CRM yang terhubung tanpa mengganti ERP. Tanggung jawab lokasi dan informasi pelaksanaan layanan juga tetap tercatat dalam alur penjualan untuk keperluan serah terima.
Dari satu peluang hingga gambaran kinerja seluruh kelompok usaha
Proyek ini menghubungkan upaya memperoleh bisnis dengan informasi yang diperlukan untuk mengelolanya. Tim penjualan dan operasional memiliki catatan bersama tentang peluang dan keputusan lokasi. Sinkronisasi ERP harian membawa data keuangan ke CRM, sementara dashboard terpadu membantu manajemen puncak melihat realisasi kinerja terhadap rencana di berbagai wilayah dan kelompok usaha.
Pimpinan dapat mengetahui kinerja yang perlu diperhatikan. Pengguna bisnis dapat membuat laporan yang dibutuhkan dengan lebih sedikit ketergantungan pada TI. Tim penjualan memperoleh informasi bisnis tanpa akses langsung ke ERP. Hasilnya, manajemen mendapat gambaran yang terpadu, pengguna lebih mandiri dalam pelaporan, dan kegiatan pelaporan penjualan terpisah dengan jelas dari sistem ERP sumber.