Menghubungkan Catatan Akuntansi dan Pelaksanaan Layanan

Klien menyediakan jasa akuntansi, kesekretariatan perusahaan dan layanan terkait melalui beberapa anak perusahaan di Singapura dan wilayah sekitarnya. Setiap anak perusahaan memiliki sistem akuntansinya sendiri. Staf melakukan banyak pekerjaan manual dan berbasis kertas, sementara manajemen perlu mengoordinasikan kualitas layanan dan informasi pelanggan di seluruh grup.

Manajemen mendirikan pusat operasi bersama untuk akuntan dan konsultannya. Untuk mendukung pengaturan tersebut diperlukan catatan pelanggan dan transaksi dari berbagai anak perusahaan, alur kerja proyek, pemberitahuan tenggat waktu, dan pengingat perpanjangan. Zolution dilibatkan untuk membangun sistem khusus berdasarkan persyaratan tersebut.

Zoho Creator menjadi aplikasi perantara antara sistem akuntansi dan Zoho CRM. Creator menggabungkan data pelanggan dan transaksi, mengolahnya sesuai kebutuhan tim operasional, lalu menyinkronkannya ke CRM. Dengan begitu, tim penjualan, pemasaran, dan operasional dapat menggunakan informasi pelanggan lintas entitas.

Saat faktur dibuat di sistem akuntansi, datanya disinkronkan. Creator mengolah informasi tersebut sebelum meneruskannya ke CRM agar staf dapat memantau status proyek di berbagai anak perusahaan. Manajemen dapat menyusun laporan dari data tersebut.

Setiap anak perusahaan tetap menggunakan sistem akuntansinya. Creator mengolah dan memindahkan data antara sistem tersebut dan CRM.

Kebutuhan sistem mencakup otomatisasi proyek, notifikasi tenggat waktu internal, dan pemberitahuan perpanjangan layanan pelanggan. Fungsi ini menghubungkan data transaksi dengan pekerjaan layanan yang sedang berjalan agar staf mengetahui proyek yang belum selesai dan pelanggan yang perlu ditindaklanjuti.

Untuk proyek Anda, pilih satu faktur dan telusuri pekerjaan yang perlu diselesaikan tim setelahnya. Gunakan pertanyaan berikut untuk merencanakan prosesnya:

• Bagaimana Anda mengenali pelanggan yang sama ketika dua anak perusahaan memiliki catatan berbeda?
• Informasi layanan apa yang harus tersedia sebelum tim operasional mulai bekerja?
• Apa yang terjadi pada catatan proyek ketika faktur berubah atau dibatalkan?
• Tanggal manakah yang menentukan pengingat staf dan pemberitahuan perpanjangan pelanggan?
• Informasi anak perusahaan manakah yang dapat dilihat oleh setiap tim?

Gunakan faktur, catatan proyek, dan contoh perpanjangan dengan identitas disamarkan untuk menguji pemetaan data sebelum menerapkannya ke seluruh entitas.