使用 Zoho Creator 為會計服務業打造客製化 ERP 系統
此 Zolution 客戶是一家新加坡領先的會計師事務所，業務遍及新加坡， 馬來西亞， 越南與中國。其區域性的辦公網絡，使得他們成為需要跨境合規會計服務企業的理想選擇。該客戶提供多元的專業服務，包括會計，公司秘書及其他相關的委外管理服務，如財務報表編製，報稅申報及公司登記等。平均每月新增接近 100 家企業客戶，目前已累積約 5,000 名活躍客戶。
該客戶的會計服務涉及大量手工操作及紙本流程，導致效率低且容易出錯。此外，為配合不同產業與市場細分，服務是由不同子公司獨立推廣。這種低效率的作業阻礙了客戶企業的成長，原因包括較高的營運成本，品質保證的複雜性及符合「認識你的客戶」（KYC）要求的困難，進而減緩了新市場拓展速度，並降低在現有市場的競爭力。
為了在企業成長中達成規模經濟，管理層建立了共享營運中心，讓會計師與顧問團隊可集中合作提供服務。同時，他們也計劃導入一套客製化 ERP系統，其中包含專案管理方案及進階工作流程功能來自動化關鍵業務流程。客戶希望實現的目標包括：
- 減少因手動輸入導致的錯誤及重複作業
- 強化員工能力，讓他們能為客戶處理更高價值的工作
- 更有效管理客戶資料，以利行銷及保留客戶
Zolution 受委託建置一套 ERP系統，用以同步各子公司不同會計系統中的客戶及交易資料。系統需自動化專案工作流程，提醒內部利害關係人有關期限，並通知客戶續約事宜。
客戶快速選擇了 Zoho Creator 作為低程式碼平台來作為協調各現有 IT系統 間資訊流的中介層。Zoho Creator 將分散的交易及客戶資訊整合後，將處理完的資料同步至 Zoho CRM 來作為銷售，行銷及營運團隊管理跨法人客戶資料的唯一真實來源。
Zolution 與客戶管理團隊合作來打造符合以下需求的客製化 ERP系統：
- 協助銷售團隊成交案件並在相應會計系統中記錄客戶資訊
- 發票在會計系統建立時，同步資料
- 將會計系統的原始資料轉換成營運團隊所需的加工後資料，再推送至 CRM
- 利用 CRM 追蹤各子公司專案狀態，並豐富銷售，行銷及營運團隊的客戶洞察。
- 隨時產出最新管理報表
客戶對專案成果非常滿意。在成本節省方面，人均的營運成本從2018年每位客戶的 新幣$5元 降至2021年的 新幣$2元。在營運效率上，他們成功達成：
- 勞動成本占營收比例從60%降至50%
- 案件申報錯誤率降低50%
- 平均每案件處理時間縮短40%
- 使用者驗收測試(UAT)後無重大系統錯誤
在此成功導入後，客戶持續委託 Zolution 進行 ERP 第二階段開發。第一階段幫助客戶整合所有客戶資料並自動化關鍵流程，而第二階段則聚焦行銷自動化，擴大區域客戶群。
Zoho Creator 的彈性也使客戶能依營運流程變化快速且及時調整 ERP系統。在這競爭激烈的時代，快速因應市場變化的能力，正是企業脫穎而出的關鍵。